Un appareil de bureau n’est jamais tout à fait anodin. On le pose, on l’oublie, et puis un jour, on réalise que l’imprimante, ce compagnon muet, influence bien plus que la simple logistique du papier. Son emplacement, souvent sous-estimé, peut transformer le rythme d’un open space, impacter la santé des équipes et même peser sur le budget maintenance. Alors, où la placer pour éviter les mauvaises surprises ?
Lorsqu’on investit dans une imprimante ou un copieur, la première question qui surgit concerne l’endroit où installer ce précieux outil. Les recommandations des constructeurs ne sont pas là pour faire joli : elles existent pour garantir la longévité de la machine. Si elles sont négligées, le fabricant peut refuser toute réparation sous garantie. À côté de ces consignes techniques, le cadre légal impose aussi des contraintes, notamment pour préserver la sécurité et le confort des salariés.
La protection contre les effets des intempéries
Un copieur chauffe, c’est un fait. Chaque cycle d’impression élève la température interne de l’appareil, et tout le système électronique dépend alors d’un refroidissement efficace via des ventilateurs et des prises d’air. L’été, avec un soleil direct, ces composants peuvent grimper à plus de 50°C, ce qui ralentit la machine ou provoque des dégâts irréversibles si le seuil des 70°C est dépassé. Le toner peut même fusionner, rendant la cartouche inutilisable. Quant aux écrans LCD, ils n’aiment guère les excès de chaleur : une température trop élevée déforme les cristaux liquides et rend l’affichage erratique.
Pour éviter ce genre de déconvenue, mieux vaut bannir les fenêtres trop exposées et les pièces qui se transforment en fournaise dès que les beaux jours arrivent. Mais l’extrême inverse n’est pas mieux : le froid intense dégrade aussi les performances de l’imprimante. Tant que la température reste au-dessus de zéro, pas de souci pour faire tourner la machine. Stockée à l’arrêt, elle peut supporter un gel sévère selon les tolérances du constructeur, mais pour l’utilisation quotidienne, il faut oublier les locaux non chauffés l’hiver.
Un risque sous-estimé : l’humidité et les liquides, véritables ennemis des circuits électroniques. Un incident, tasse renversée ou infiltration d’eau, et c’est la panne assurée. Dans ce cas, il faut couper immédiatement l’alimentation et faire intervenir un professionnel, qui pourra sauvegarder les données et remettre la machine en état. Les variations brutales de température posent aussi problème, car elles favorisent la condensation à l’intérieur de l’imprimante, attaquant les composants fragiles. Les caves humides, les espaces proches d’éviers ou de points d’eau, mais aussi les cuisines d’entreprise, sont donc à éviter. Stockage extérieur ou en sous-sol humide ? Mauvaise idée.
Exigences du bâtiment
Les imprimantes et copieurs existent dans tous les formats, du modèle compact de quelques kilos au mastodonte qui occupe la moitié d’une pièce et pèse plusieurs centaines de kilos. Pour les versions classiques de bureau, comptez généralement entre 50 et 110 cm de large, jusqu’à 90 cm de hauteur, et un poids qui peut grimper à 100 kg. Si transporter une petite imprimante se fait sans aide, déplacer un copieur A3 nécessite souvent deux personnes ou l’intervention d’un transporteur spécialisé.
Avant d’amener un appareil volumineux dans vos locaux, mieux vaut vérifier que les accès, escaliers, ascenseur, couloirs étroits, sont compatibles. Les bâtiments anciens réservent parfois de mauvaises surprises avec des passages impossibles à franchir. Pour les copieurs industriels ou les systèmes de production, le poids au sol peut devenir une préoccupation majeure. Avant installation, il faut s’assurer que le plancher supporte la charge, sous peine de fissures ou d’affaissement.
Pour garantir une ventilation suffisante, laissez au moins 30 cm d’espace autour de l’imprimante. Cette distance permet non seulement à l’air de circuler librement, mais aussi d’éviter que les émissions s’accumulent. Pour ouvrir les capots de maintenance ou accéder aux bacs à papier, il faudra jusqu’à 45 cm. Prévoyez aussi de la place pour les opérations de nettoyage et d’entretien. Les modèles sur roulettes facilitent ces manipulations, mais cela suppose de ne pas les coincer contre un mur ou un radiateur.
Évitez de placer l’appareil juste à côté d’un radiateur ou d’une bouche de climatisation, qui pourraient provoquer une surchauffe ou des variations de température trop rapides. L’air brassé par le système de ventilation peut transporter poussières et saletés à l’intérieur de la machine. Un entretien régulier s’impose pour garantir la qualité des impressions et éviter les bourrages. Dans les ateliers ou sur les chantiers, où la poussière s’invite partout, il est d’autant plus recommandé de protéger l’imprimante, au risque d’augmenter drastiquement les coûts de maintenance.
La sécurité au travail
Les copieurs et imprimantes ne se contentent pas de produire du papier. Ils émettent aussi des substances indésirables, issues des procédés d’électrophotographie et du traitement du toner : ozone, benzène, styrène, poussières fines, composés organiques volatils (COV). À forte dose, ces émissions irritent les muqueuses, déclenchent des maux de tête ou des troubles respiratoires. S’ajoute à cela le bruit de fonctionnement : au-delà de 55 dB(A), le stress augmente, la concentration baisse, et la tension artérielle grimpe.
Pour mieux cerner ces enjeux de sécurité et de santé, différentes publications font référence. Voici les institutions incontournables en la matière :
- Institut pour la sécurité au travail (IFA)
- Institut fédéral d’évaluation des risques (BfR)
- Assurance accident légale allemande (DGUV)
- Institut fédéral pour la sécurité et la santé au travail (BauA)
- Institut pour la sécurité au travail de l’assurance légale contre les accidents (BGIA)
- Société allemande de médecine du travail et de médecine de l’environnement (DGAUM)
Leur consensus est limpide : les copieurs et imprimantes doivent idéalement être placés dans une pièce séparée, bien ventilée, d’au moins 10 m². On évite d’installer un poste de travail permanent dans la même salle, tout comme de placer l’appareil dans les espaces de repos ou les salles sociales. Si cela s’avère impossible, il faut au minimum prévoir 2 mètres entre la machine et le bureau le plus proche, voire installer une cloison mobile. Jamais moins d’un mètre : cela limiterait trop l’efficacité de la protection. Autre vigilance : les bouches d’aération de l’imprimante ne doivent en aucun cas souffler en direction du visage d’un employé.
La solution la plus simple pour réduire les risques ? Opter pour un modèle récent, affichant le label écologique « The Blue Angel » ou la certification DGUV, qui garantissent une concentration de polluants maîtrisée. Ces appareils ont été conçus pour limiter leur impact, tant sur la santé que sur l’environnement.
Si vous cherchez à concilier performance, sécurité et coût, nos conseillers spécialisés peuvent vous accompagner pour définir l’implantation la plus judicieuse dans vos locaux. Ils sauront aussi vous guider vers le système de copie et d’impression le mieux adapté à vos besoins. Pour plus d’informations, utilisez notre formulaire de contact ou contactez-nous directement par téléphone.
Bien choisir l’emplacement de son imprimante, ce n’est jamais anecdotique. Ce choix façonne la qualité de vie au travail, la pérennité de votre matériel et, parfois, l’ambiance quotidienne de l’équipe. La prochaine fois que vous entendrez le doux ronronnement d’un copieur, demandez-vous : est-il vraiment à sa place ?
