Comment faire le suivi d’une lettre au bureau de poste ?
Vous avez affranchi un courrier au bureau de la poste ! vous attendez une lettre envoyée par un proche ! Dans sa volonté de satisfaire sa clientèle, La Poste a mis en place un moyen de suivi de vos courriers. Le suivi de l’acheminement de votre lettre peut se faire en ligne en accédant à votre espace client. A défaut, vous pouvez vous rendre au bureau de la poste. Dans l’un ou l’autre cas, comment parvenir à vos fins dans le cadre du suivi de votre lettre ? Le présent article vous en donne les astuces.
Plan de l'article
Pourquoi faire un suivi de son courrier ?
La distribution des courriers est confiée depuis des lustres au groupe La Poste qui le fait si bien. Malgré cette volonté de rendre un service de qualité, il arrive que certains courriers disparaissent pour des raisons non élucidées. Afin de palier à ce disfonctionnement, le groupe La Poste a installé des systèmes modernes de suivi de vos lettres. Ces systèmes ont fait grimper le coût d’affranchissement des courriers, mais garantissent le suivi de leur acheminement. Grâce au suivi, vous pouvez en tout instant connaître l’endroit où se situe votre courrier.
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Le principe de l’affranchissement
L’expéditeur affranchit le courrier au tarif fixé contre un récépissé portant le numéro de suivi. C’est avec ce récépissé que l’expéditeur pourra adresser une demande d’indemnisation en cas de perte du courrier. Ce même récépissé servira à rechercher le courrier une fois arrivé à destination. Afin de faciliter le suivi de l’acheminement des deux côtés, nous vous conseillons de produire copie du récépissé au destinataire de la lettre. Le suivi de l’acheminement de la lettre se fait en ligne. Il est également possible de le faire depuis le bureau de la poste. Dans ces deux cas, vous aurez besoin du numéro de suivi composé de 11 à 15 caractères alphanumériques.
En fonction du lieu de destination, le numéro de suivi peut être soit le numéro d’envoi, soit le numéro de l’avis de passage ou d’instance envoyé dans votre boîte aux lettres. Ce numéro peut également être le numéro partenaire s’il s’agit d’un envoi international en transit par la poste. Le numéro de suivi ou numéro d’envoi peut prendre différents formats que sont :
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- 1 chiffre + 1 lettre + 11 chiffres (Ex : 7E55432157489),
- 2 lettres + 11 chiffres (Ex : RD55879249152),
- 2 lettres + 9 chiffres + 2 lettres (Ex : EE000008900BN),
- 14 chiffres (EX : 25000000000108).
Le numéro de suivi des envois internationaux peut être composé de 15 caractères. Soient de 15 chiffres ou de 14 chiffres + 1 lettre. Quant au numéro de l’avis de passage, il est composé de 11 chiffres.
Comment suivre votre lettre en ligne ?
Pour suivre l’acheminement de votre lettre en ligne, il vous suffit d’accéder à Espace client sur la plateforme du groupe La Poste. Dans ce champ, vous saisissez le numéro de suivi sans laisser d’espace entre les caractères en respectant les lettres majuscules. Après la saisie, lancez la recherche et votre résultat aboutira au bout de 60 secondes à peine. Vous saurez à quel niveau se trouve votre lettre.
Comment faire le suivi de votre lettre au bureau de Poste ?
Se rendre au bureau de poste le plus proche pour demander l’assistance d’un agent reste accessible. Toutefois, pour connaître la situation de votre lettre, vous devez vous munir de la preuve du dépôt ou du numéro de suivi. Sur la base du numéro de suivi, l’agent fera les recherches et pourra vous situer sur le statut du courrier. Gardez-vous de vous rendre au bureau de la poste aux heures d’affluence, mais surtout ayez sur vous votre pièce d’identité. Par ailleurs, vous pouvez identifier le bureau de poste le plus proche en visitant le site internet du groupe.
Si vous n’avez pas le temps de vous rendre au bureau de la poste, vous pouvez composer le 3631 pour obtenir des renseignements sur l’acheminement de votre courrier. Cependant, cette approche qui est peu en vogue peut s’avérer exaspérante pour vous. l’appel est payant et le délai d’attente peut être long. Le standard de la poste est ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 19h30. Le samedi, il est ouvert de 8h30 à 13h00.
Les différentes options de suivi de lettre au bureau de Poste
Il existe plusieurs options pour suivre votre lettre au bureau de poste. La première option est le suivi simple qui vous permettra d’obtenir la date de dépôt et l’état actuel du courrier (en cours d’acheminement, en attente dans un centre de tri ou livré). Cette option est disponible pour les lettres recommandées avec accusé de réception, Colissimo et Chronopost.
La deuxième option est le suivi recommandé. Avec cette option, vous pouvez recevoir une notification par SMS ou par email lorsque votre lettre est prise en charge par La Poste et lorsqu’elle arrive à destination. Vous pouvez aussi être informé des différentes étapes de livraison. Cette offre n’est toutefois pas gratuite, mais son coût varie en fonction du type d’envoi choisi.
Une autre alternative consiste à souscrire un abonnement payant auprès de La Poste qui vous permettrait d’avoir accès à des fonctionnalités avancées telles que :
• Suivi personnalisé : il s’agit ici d’un suivi plus précis qui tient compte des horaires de distribution dans votre région.
• Avisage : ce service permet aux destinataires des lettres envoyées en recommandé sans avisage préalable d’en être informés avant leur arrivée.
• Le Track and Trace : c’est une solution destinée aux entreprises expédiant régulièrement du courrier. Elle leur permettra donc de savoir exactement où sont leurs colis ou leurs lettres durant leur acheminement.
Faire le suivi d’une lettre au bureau de poste peut se faire via différents canaux offerts par l’entreprise postale selon vos besoins et votre budget. Alors, n’hésitez pas à choisir l’option qui vous convient le mieux pour suivre votre courrier avec efficacité et tranquillité d’esprit.
Que faire en cas de perte ou de retard de votre courrier ?
Malgré tous les efforts de La Poste, il peut arriver que votre courrier soit perdu ou subisse des retards. Dans ce cas, vous devez agir rapidement pour récupérer votre courrier ou prendre les mesures nécessaires.
Si vous constatez un retard dans la réception de votre courrier, la première chose à faire est de contacter le service clientèle de La Poste et fournir toutes les informations relatives à l’envoi en question (numéro de suivi, date d’envoi…). Vous pouvez aussi vérifier si le destinataire a bien reçu sa lettre ou son colis. En général, La Poste essaie toujours de livrer une deuxième fois avant qu’un retour ne soit organisé.
En cas de perte du courrier, vous devez aussi contacter immédiatement le service clientèle afin d’en informer l’équipe qui va déclencher une enquête. Cette enquête permettra notamment d’examiner les centres postaux concernés par l’acheminement du courrier ainsi que les différents partenaires ayant travaillé sur cet envoi (transporteurs…).
La procédure pour récupérer un courrier égaré varie selon le mode utilisé : si c’est un courrier recommandé, vous serez indemnisé automatiquement par La Poste car elle dispose déjà des informations sur la valeur déclarée lors de l’expédition. Si c’est une lettre simple mais avec une preuve d’affranchissement telle qu’un timbre fiscal collé sur l’enveloppe, vous devrez fournir une copie au bureau postal compétent. Pour cette dernière situation, si aucune information n’a été trouvée après 30 jours à compter de la date d’envoi, le courrier sera considéré comme perdu et vous serez remboursé du montant de l’affranchissement.
En cas de perte ou de retard de votre courrier, vous devez agir rapidement pour limiter les conséquences fâcheuses. En prenant contact avec La Poste dès que possible et en fournissant toutes les informations utiles sur l’envoi concerné, vous augmentez vos chances de récupérer votre courrier dans les meilleurs délais.
